Obowiązek informacyjny

Dane osobowe kandydatów i osób reprezentujących kandydatów, laureatów i osób reprezentujących laureatów oraz osób zgłaszających kandydatów i osób biorących udział w głosowaniu (Internautów) będą przetwarzane przez Organizatorów dalej zw. Współadministratorami tych danych osobowych, przetwarzanych we wspólnym celu jakim jest organizacja konkursu Polish Hairdressing Awards 2020.

 

Współadministratorzy danych osobowych, wskazanych powyżej osób na podstawie zawartej umowy o współadministrowaniu ustalili, że:

a) punktem kontaktowym w zakresie przetwarzania danych osobowych podmiotów danych będzie Beauty Business Partner Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy
ul. Trakt Lubelski 40c, dalej zw. Współadministratorem 2. Kontakt można nawiązać:

• osobiście lub listownie pod adresem: Beauty Business Partner Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Trakt Lubelski 40c,

• mailowo pod adresem: e.cesarz@esteticapolska.pl

b) został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych z ramienia Health and Beauty Media Sp. z o. o. dalej zw. Współadministratorem 1. Kontakt można nawiązać za  pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: iod@health-and-beauty.com.pl.

c) każdy ze Współadministratorów zobowiązał się do przestrzegania obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych w tym przepisów Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych oraz przepisów Ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. w tym zapewni ochronę przetwarzanych danych osobowych poprzez zapewnienie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych chroniących dane osobowe,

d) Health and Beauty Media Sp. z o.o. będzie zbierała dane osobowe w ramach organizacji i przeprowadzenia Konkursu Polish Hairdressing Awards 2020 w szczególności będzie zbierała, wykorzystywała i przechowywała dane osobowe oraz udostępniała je innym współadministratorom wyłącznie w zakresie niezbędnym do organizacji i przeprowadzenia konkursu, wyłonienia laureatów oraz przyznania nagród, 

e) Beauty Business Partner Sp. z o.o. będzie zbierała dane osobowe w ramach rozliczenia konkursu w tym w szczególności w zakresie przyjmowania opłat i wystawienia faktur oraz udostępniała je innym współadministratorom w zakresie prawidłowego rozliczenia obowiązującej Strony umowy,

f) Beauty Business Partner Sp. z o.o. odpowiedzialna jest za wykonanie praw przysługujących osobie fizycznej w tym w szczególności:

· prawa do informacji o przetwarzaniu danych,

· prawa dostępu do danych i ich poprawiania,

· prawa otrzymania kopii danych,

· prawa sprzeciwu lub ograniczenia przetwarzania,

· prawa do usunięcia danych,

niezależnie od miejsca i formy złożenia wniosku przez osobę fizyczną, której dane dotyczą,

g) każdy ze Współadministratorów odpowiedzialny jest we własnym imieniu za rejestrowanie i właściwe zarządzanie udzielonymi przez osobę fizyczną zgodami marketingowymi w tym w szczególności każda ze Stron odpowiedzialna jest za realizację prawa do wycofania udzielonej zgody,

h) każdy ze Współadministratorów zobowiązany jest do wypełnienia wobec osoby fizycznej obowiązku informacyjnego, którego treść jest zgodna z przepisami art. 13 lub 14 RODO, zgodnie z zatwierdzonym przez Strony wzorem,

i) zobowiązują się do pełnej współpracy w tym do bieżącego informowania o stwierdzonych nieprawidłowościach w przetwarzaniu danych osobowych lub powstałych w skutek tego naruszeniach,

j)  każdy ze współadministratorów odpowiedzialny jest do zgłaszania powstałych naruszeń ochrony danych osobowych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, chyba, że Współadministratorzy postanowią inaczej.

 

Współadministratorzy ustalili, że w związku ze wspólną organizacją Konkursu  Polish Hairdressing Awards 2020 dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie w celach:

a) organizacji, przeprowadzenia oraz wyłonienia laureatów Konkursu w tym przyznania nagród,

b) rozliczenia konkursu w tym rejestracji i wystawienia faktur w przypadku opłaty za udział w konkursie,

c) zapewnienia uczciwego i miarodajnego głosowania Internautów w Konkursie,

d) rozpatrzenia reklamacji i udzielania wszelkich wyjaśnień dotyczących Konkursu,

e) marketingu bezpośredniego lub w sytuacji wyrażenia osobnej zgody również w celu marketingu elektronicznego w zakresie przesyłania na wskazany adres e-mail informacji o charakterze marketingowym usług i produktów własnych i partnerów, a także,

f) w sytuacji wyrażenia osobnej zgody również w celu marketingowym w zakresie inicjonowania połączeń telefonicznych na podany numer telefonu z informacjami o charakterze marketingowym usług i produktów własnych i partnerów, oraz

g) zapewnienia funkcjonalności strony internetowej w tym w szczególności bezpieczeństwa Internautów, w tym również na potrzeby zestawień statystycznych i analitycznych oraz dopasowywania wyświetlanych treści do gustów i potrzeb Internautów, a

h) w sytuacji zakończenia Konkursu oraz w sytuacji zaistnienia sporu również w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami w postępowaniu przed sądami i innymi  organami państwowymi.

 

Podstawą prawną przetwarzania danych w ustalonych powyżej celach jest:

a) wyrażona zgoda w zakresie zgłoszenia kandydata do udziału w Konkursie, głosowania lub losowania, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Udzielona zgoda może być w dowolnym momencie wycofania w okresie trwania konkursu, głosowania i/lub losowania. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody jest równoznaczne z rezygnacją w udziału w Konkursie, głosowaniu i/lub losowaniu;

a) prawnie uzasadniony interes w zakresie: organizacji i przeprowadzenia Konkursu, wyłonienia laureatów oraz przyznania nagród zgodnie z regulaminem, rozpatrywania reklamacji i udzielania wyjaśnień, udzielania pomocy technicznej oraz zapewnienia bezpieczeństwa użytkownikom strony internetowej, zbierania i tworzenia na potrzeby własne zestawień statystycznych o użytkownikach odwiedzających stronę internetową, oraz dochodzenia i obrony przed roszczeniami, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;

b) przepis prawny w zakresie rozliczenia konkursu w tym przyjmowania opłaty i wystawienia faktury za pobrane opłaty, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;

c) wyrażona zgoda w zakresie wskazanych celów marketingowych, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Udzielona zgoda może być w dowolnym momencie wycofania. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

 

Podanie danych osobowych jest:

a) dobrowolne, ale konieczne w celu organizacji, wyłonienia i przyznania nagród wybranym laureatom, zorganizowania głosowania oraz wzięcia udziału w losowaniu nagrody dla Głosujących, powiadomienia zwycięzców o przyznaniu nagrody, dostarczenia nagrody,

b) obowiązkowe w celu rozliczenia wniesionych opłat w tym wystawienia faktur,

c) dobrowolne w celach marketingowych, wskazanych w zgodach.

 

Osoba, której dane są przetwarzane ma prawo:

· do wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie w okresie trwania konkursu lub głosowania oraz losowania. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie udzielonej zgody jest równoznaczne z rezygnacją z uczestnictwa w konkursie, głosowaniu lub losowaniu,

· do wycofania udzielonych zgód na wskazane w zgodach cele marketingowe w dowolnym momencie,

· dostępu do swoich danych osobowych i uzyskania ich kopii,

· do wydania kopii danych osobowych, które Uczestnik dostarczył Organizatorowi i przekazania jej Uczestnikowi lub innemu wskazanemu podmiotowi w powszechnie używanym, możliwym do odczytu komputerowego formacie,

· do sprostowania danych osobowych Uczestnika, gdy są nieaktualne, niekompletne lub nieprawidłowe,

· do usunięcia danych osobowych Uczestnika w sytuacjach określonych w art. 17 RODO,

· do ograniczenia przetwarzania w sytuacjach określonych w art. 18 RODO,

· do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,

· do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa)

 

Dane osobowe mogą być udostępnione następującym odbiorcom tj.:

· podmiotom, którym powierzamy przetwarzanie danych osobowych w związku z wykonywaniem na naszą rzecz usług (przetwarzający), np. dostawcy hostingu  i oprogramowania, agencje reklamowe, dostawcy usług SAS,

· innym odbiorcom danych – np. nasi partnerzy, fundatorzy nagród, sponsorzy, firmy kurierskie, firmy telekomunikacyjne,

· organom publicznym, w tym urzędom skarbowym, Policji, organom ścigania, w związku z prowadzonymi przez nie postępowaniami.

 

Dane osobowe:

· kandydatów i osób reprezentujących kandydatów, laureatów i osób reprezentujących laureatów oraz osób zgłaszających kandydatów i osób biorących udział w głosowaniu (Internautów) będą przetwarzane do czasu odwołania zgody, a jeżeli odwołanie zgody nie nastąpi – do czasu zakończenia konkursu, głosowania i/lub losowania. Po rozstrzygnięciu Konkursu dane osobowe mogą być przechowywane przez Organizatorów przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń, jakie mogą podnosić Organizatorzy i jakie mogą być podnoszone wobec nich. Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi lat trzy,

· użytkowników strony internetowej w celach statystycznych i analitycznych,  zapewnienia bezpieczeństwa przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia  roszczeń, jakie mogą podnosić Organizatorzy i jakie mogą być podnoszone wobec nich. Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi lat trzy,

· zgłaszających reklamację przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń, jakie mogą podnosić Organizatorzy i jakie mogą być podnoszone wobec niech. Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi lat trzy,

· osób, które wyraziły zgodę na jeden z podanych celów marketingowych, do czasu wycofania udzielonej zgody.

 

Współadministratorzy danych osobowych nie będą przekazywać tych danych do państwa  trzeciego, mającego swoją siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) lub do organizacji międzynarodowej.