Obowiązek informacyjny

dla Wystawców, Podwystawców i ich przedstawicieli na Targach organizowanych przez Health and Beauty Media Sp. z o. o.

 

1. Kto jest Administratorem danych ?

Administratorem danych osobowych wystawców jest Health and Beauty Media Sp. z o. o.,
02-954 Warszawa, ul. Królowej Marysieńki 9/10.

Jak się z Nami skontaktować, Masz parę możliwości, które wskazujemy poniżej:

· Możesz zadzwonić: +48 (22) 858 79 55

· Możesz napisać maila: info@health-and-beauty.com.pl

· Możesz wysłać list na adres: 02-954 Warszawa, ul. Królowej Marysieńki 9/10.

 

2. Czy wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych?

Tak, ponieważ ochrona Twojej prywatności jest dla Nas niezwykle ważna. Wyznaczonemu Inspektorowi Ochrony Danych możesz zadać pytanie pisząc na adres: iod@health-and-beauty.com.pl, w każdym temacie które dotyczy przetwarzania Twoich danych osobowych.

 

3. Jakie dane osobowe przetwarzamy?

Jeśli chcesz zarejestrować się jako Wystawca poprzez udostępniony formularz to zbieramy:

· Nazwa Podmiotu,

· Adres,

· Dane rejestrowe Podmiotu,

· Dane osoby wskazanej do kontaktu: Imię i Nazwisko, stanowisko, adres e-mail i/lub telefon.

W sytuacji, gdy wyrazisz dodatkową zgodę to możemy dodatkowo zbierać:

· Nr telefonu,

· Adres e-mail,

· Adres korespondencyjny.

Wskazane powyżej dane zawsze zbieramy od osoby, której dane dotyczą (czyli od Ciebie).

Jeśli zostałeś zgłoszony przez Wystawcę jako Podwystawca to zbieramy:

· Nazwa Podmiotu,

· Adres,

· Dane rejestrowe Podmiotu,

· Dane osoby wskazanej do kontaktu: Imię i Nazwisko, stanowisko, adres e-mail i/lub telefon.

Wskazane powyżej dane zbieramy od Wystawcy, który wskazuje Ciebie jako Podwystawcę.

Jeśli jesteś osobą wskazaną do kontaktu w formularzu zgłoszeniowym dla Wystawców to zbieramy:

· Imię i Nazwisko,

· Stanowisko,

· Nr telefonu,

· Adres e-mail.

Wskazane powyżej dane zawsze zbieramy od podmiotu zgłaszającego się jako Wystawca na Targi organizowane przez Health and Beauty Media sp. z o. o.

 

4. W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Twoje dane?

Zebrane dane osobowe, przetwarzamy przede wszystkim:

· w celu realizacji czynności związanych z najmem powierzchni wystawienniczej, w tym rejestracji zgłoszeń Wystawców w związku z realizacją zawartej umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit b) oraz zapewnienia właściwej organizacji przestrzeni wystawienniczej zarejestrowanych Wystawców i zgłoszonych przez nich Podwystawców na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) oraz  

· dokonania rozliczeń finansowych na podstawie obowiązujących przepisów prawnych, art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, a także

· w celu rozpatrywania złożonych wniosków, skarg i reklamacji, oraz obrony lub dochodzenia roszczeń wynikających z nawiązanej relacji na podstawie prawnie uzasadnionego interesu art. 6 ust. 1 lit. f) RODO lub

·  w celach organizacyjnych i administracyjnych wynikających z przeprowadzenia Targów w tym zapewnienia bezpieczeństwa jego uczestnikom (kontrola dostępu oraz monitoring wizyjny), na podstawie prawnie uzasadnionego interesu art.6 ust. 1 lit. f) RODO,

· w celach własnych administratora wynikających z prowadzenia promocji targów, statystyk, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,

Masz prawo do wyrażenia sprzeciwu na przetwarzanie danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora. Prawo to możesz wnieść w dowolnym momencie za pomocą formularza kontaktowego umieszczonego na Naszej stronie internetowej www.health-and-beauty.com.pl/dane-osobowe/wnioski-dot-danych-osobowych .

· w sytuacji wyrażenia osobnej zgody na otrzymywanie aktualnych informacji o tematyce branżowej za pomocą wybranych przez Ciebie środków komunikacji, będziemy przetwarzać w tym celu podane przez Ciebie dane takie jak adres pocztowy, adres e-mail lub numer telefonu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

Pamiętaj!

Masz prawo do wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Prawo to możesz wnieść drogą:

· droga mailową, wysyłając maila na adres: iod@health-and-beauty.com.pl

· korzystając z udostępnionego formularza pod linkiem: www.health-and-beauty.com.pl/pl/dane-osobowe/wnioski-dot-danych-osobowych,

· lub zwracając się do nas pisemnie na adres: Health and Beauty Media Sp. z o. o., 02-954 Warszawa, ul. Królowej Marysieńki 9/10 (z dopiskiem ochrona danych osobowych).

 

 

5. Dobrowolność czy obowiązek podania danych?

Podanie danych jest dobrowolne, lecz w niektórych procesach jest niezbędne do wykonania określonych czynności. Niepodanie danych wskazanych jako niezbędne może uniemożliwić Ci rejestrację na Targi w charakterze Wystawcy i dokonania najmu powierzchni wystawienniczej.

Podanie danych oznaczonych jako nieobowiązkowe, jest dobrowolne, a brak ich podania nie wiąże się z żadnymi obostrzeniami.  

 

6. Przez jaki czas będziemy przetwarzać dane?

Okres przez jaki będziemy przetwarzać Twoje dane jest zależny od podstaw prawnych na podstawie, których je przetwarzamy, tak więc:

A. Rejestracja Wystawców, najem powierzchni

Przez okres trwania naszej relacji biznesowej, a po jej zakończeniu przez okres 3 lat w związku z obroną przed lub dochodzeniem ewentualnych roszczeń.

B. Zgody marketingowe

Dane osobowe przetwarzane na podstawie wyrażonej zgody na jeden z podanych celów marketingowych, do czasu wycofania udzielonej zgody lub zakończenia wskazanego celu.

C. Wewnętrzne cele Administratora

Dane przetwarzane do wewnętrznych celów Administratora związanych z prowadzeniem statystyk oraz zapewnienia bezpieczeństwa na terenie Targów możemy przetwarzać przez okres nie dłuższy niż 3 lata od momentu ich zakończenia lub do czasu wniesienia sprzeciwu na takie przetwarzanie.

D. Rejestracja Podwystawców

Przez okres niezbędny do celu w jakim dane są przetwarzane, a po jego zakończeniu przez okres 3 lat co wynika z prawnie uzasadnionego interesu administratora w związku z obroną przed lub dochodzeniem ewentualnych roszczeń lub do momentu wniesienia sprzeciwu na takie przetwarzanie.

E. Rozliczenia finansowe

Dane przetwarzane na podstawie przepisów prawa – przez okres wymagany zgodnie z przepisami prawa np. wystawianie i przechowywanie faktur VAT oraz innych dokumentów księgowych – przez okres 5 lat  od zakończenia roku podatkowego, w którym dokument był wystawiony.

 

7. Komu i dlaczego udostępniamy dane osobowe?

Nie ujawniamy danych osobowych Wystawców za wyjątkiem sytuacji:

· w których jest to konieczne w związku z prowadzoną działalnością np. dostawcy usług IT, operatorzy pocztowi.

· w sytuacjach wymaganych lub dozwolonych przez przepisy prawa - w takim przypadku udostępniamy dane osobowe firmom, organizacjom i osobom spoza Health and Beauty Media Sp. z o. o., jeśli w dobrej wierze uznamy, że udostępnienie, wykorzystanie, zachowanie lub ujawnienie danych jest uzasadnione w związku z:

- dążeniem do spełniania wymogów obowiązującego prawa, przepisów, procesów prawnych lub prawomocnych żądań instytucji państwowych;

- egzekwowaniem obowiązujących Warunków korzystania ze strony (regulamin strony www), w tym badaniem potencjalnych naruszeń;

- wykrywaniem oszustw i zapobieganiem im, a także rozwiązywaniem innych problemów dotyczących oszustw, bezpieczeństwa i kwestii technicznych;

·  lub w sytuacji, gdy wyrazisz jako osoba, której dane dotyczą, zgodę na takie udostępnienie,

·  lub w sytuacji, gdy jest to niezbędne do realizacji zleconych czynności przez podmioty trzecie na podstawie podpisanych umów. W tej sytuacji, możemy w określonych przypadkach w formie powierzenia ich przetwarzania przekazać uzyskane przez nas dane osobowe dostawcom współpracującym, aby możliwe było przetwarzanie przez nich danych osobowych w naszym Imieniu.

Nie przekazujemy danych do podmiotów trzecich z siedzibą w Państwach spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub organizacji międzynarodowych.

 

8. Jakie masz prawa w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych?

Masz prawo:

· żądania dostępu do własnych danych osobowych (w tym uzyskania potwierdzenia, czy są one przetwarzane oraz uzyskania informacji np. o celach, źródłach, kategoriach przetwarzanych danych czy okresie ich przechowywania), co obejmuje także prawo do otrzymania bezpłatnie kopii własnych danych (za wszelkie kolejne kopie, o które zwróci się osoba, której dane dotyczą, możemy pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych);

· do sprostowania danych osobowych (gdy są one nieprawidłowe), co obejmuje także wniesienie uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, jednak w tym celu możemy prosić o przedstawienie dodatkowego oświadczenia od Ciebie;

· do usunięcia danych osobowych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”), kiedy np. nie są one niezbędne do realizacji celów, w jakich zostały zebrane, została cofnięta zgoda na ich przetwarzanie lub nie ma innych podstaw prawnych do ich przetwarzania;

· do ograniczenia przetwarzania danych, gdy np. kwestionujesz prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych;

· do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;

· do przenoszenia danych, w tym otrzymania od nas w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego własnych danych osobowych, które nam dostarczyłeś;

· do cofnięcia wyrażonej zgody na przetwarzanie danych (przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie wyrażonej zgody przed jej cofnięciem);

·  wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Uznasz, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

 

9. Jak możesz zrealizować swoje prawa?

Swoje prawo możesz wnieść do Nas w dowolnym momencie. Prosimy abyś zapoznał się z niezbędnymi informacjami dotyczącymi trybu postępowania, które znajdziesz tutaj.

Formy wnoszenia wniosków:

· drogą mailową, wysyłając maila na adres: iod@health-and-beauty.com.pl

· korzystając z udostępnionego formularza pod linkiem www.health-and-beauty.com.pl/dane-osobowe/wnioski-dot-danych-osobowych,

· lub zwracając się do nas pisemnie na adres: Health and Beauty Media Sp. z o. o., 02-954 Warszawa, ul. Królowej Marysieńki 9/10 (z dopiskiem ochrona danych osobowych).

Prawo skargi, wnosisz do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wszelkie niezbędne informacje znajdziesz na www.uodo.gov.pl.

 

10.  Zautomatyzowane przetwarzanie, w tym profilowanie?

Ważne – dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, jednakże nie podlegają one profilowaniu, które wywołuje skutki prawne lub znacząco wpływa na Ciebie.